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Rôles et Responsabilités

Rôles du Service des approvisionnements
  • L'Université gère des fonds publics. Elle se doit donc d’entretenir des relations d'affaires avec des fournisseurs qui sont reconnus tant pour leurs capacités de respecter leurs obligations contractuelles que pour leur rendement, leur solvabilité et leur réputation.
  • Le Service des approvisionnements est responsable de la chaîne d’approvisionnement et est le porte-parole officiel de l’Université dans toute transaction commerciale.
  • Le Service des approvisionnements est chargé d’amorcer les processus d’achat et de gérer les processus d’appel d’offres selon les meilleures pratiques possible. Il voit à ce que la chaîne d’approvisionnement respecte les lois et les politiques provinciales.
  • Le Service des approvisionnements est le principal négociateur pour les contrats de biens et de services, en plus d’être le seul responsable de l’émission des bons de commande pour des biens ou services dont la valeur est supérieure à 5000$.
  • Le Service des approvisionnements a la responsabilité d’agir en tant qu'expert-conseil pour effectuer des analyses de marché et pour chercher de nouveaux fournisseurs. Il fait des recherches sur les produits et sur leur valeur marchande.
  • Le Service des approvisionnements est responsable des aspects transactionnels et contractuels des ententes, tels que les cautionnements de soumission et d’exécution, les assurances, etc.
  • Le Service des approvisionnements promeut et souhaite l’amélioration des façons de faire, le recours à des pratiques exemplaires et l’éthique en approvisionnement auprès des gestionnaires, des acheteurs régionaux, des acheteurs et des chercheurs.
  • Le Service des approvisionnements est responsable de la formation du personnel de l’Université en matière d’approvisionnement et, par des mesures de contrôle, assure des pratiques adéquates.
  • Enfin, le Service des approvisionnements est responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs.
Responsabilités du personnel de soutien du Services des approvisionnements impliqué dans le processus d'approvisionnement
  • Directeur : directeur du Service des approvisionnements ou son représentant.
  • Directeur adjoint (Recherche) : gestionnaire du secteur Recherche, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets de recherche de l’Université d’Ottawa.
  • Directeur adjoint (Exploitation) : gestionnaire du secteur Exploitation, au Service des approvisionnements, responsable des achats payés à même les budgets d’exploitation de l’Université d’Ottawa.
  • Acheteur décentralisé : personne désignée par les autorités de son secteur pour recevoir du directeur du Service des approvisionnements une délégation de pouvoirs en vue de réaliser les achats décentralisés de son secteur. Les achats inférieurs à 5000 $CA (avant taxes) se font au moyen de la carte d’achat, tandis que les achats supérieurs à 5000 $ et les achats de produits restreints nécessitent la préparation d’une demande dans le programme FAST WebRequisition.
  • Acheteur régional : personne désignée conjointement par les autorités compétentes de sa faculté ou de son service et le Service des approvisionnements afin d’effectuer des achats de biens et de services dont la valeur totale ne dépasse pas 50 000 $CA. L’acheteur régional procède avec la carte d’achat, ou par inscription des demandes dans FAST WebRequisition pour les achats supérieurs à 5000 $ et les produits restreints. Cet acheteur doit au préalable avoir obtenu une formation du Service des approvisionnements.
  • Agent de contrat : personne désignée qui prépare, négocie et signe les contrats (entre 5000 $CA et 100 000 $CA) pour la fourniture de services : honoraires professionnels, fournisseurs de services ou experts-conseils.
  • Approbateur : personne qui, sous l’autorisation de son doyen ou directeur, est chargé de gérer les budgets et d’approuver les dépenses de son secteur à l’aide de FAST WebRequisition, de FAST Pcard ou de Banner, selon le type d’achat. L’approbateur désigné par l’Université a pour tâche d’approuver des achats dans le cadre de ses fonctions et au nom de l’établissement, jusqu’à concurrence d’un montant maximal total préétabli et conforme aux textes législatifs en vigueur au moment de l’achat.
  • Approvisionneur : agent chargé des approvisionnements au Service des approvisionnements. L’approvisionneur est chargé d’effectuer les achats centralisés d’un montant supérieur à 5000 $CA, de vérifier les contrats et d’émettre les bons de commande. Les approvisionneurs du Service des approvisionnements sont répartis dans deux secteurs : le secteur Exploitation et le secteur Recherche.
  • Détenteur de carte d’achat : personne désignée qui effectue l’achat de biens et de services de moins de 5000 $CA. Ces achats doivent être faits avec la carte d’achat, peu importe le mode de transaction commerciale utilisé (sites Web compris).
Responsabilités du personnel de soutien administratif à l'Université d'Ottawa impliqué dans le processus d'approvisionnement
  • Gestionnaire : doyen, directeur ou toute autre personne ayant reçu une délégation de pouvoirs de ces derniers.
  • Payeur : personne désignée par les autorités de son secteur, qui procède au paiement d’une facture à l’aide de la carte d’achat ou qui entre l’information de la facture dans Banner, en conformité avec les politiques et procédures de l’Université.
  • Requérant : toute personne désignée par le gestionnaire d’une faculté ou d’un service pour inscrire au système financier les demandes à imputer au budget de fonctionnement ou de recherche. Le requérant doit préalablement obtenir un compte FAST WebRequisition lui permettant d'effectuer des demandes électroniques d'achat. Rappelons cependant que le requérant ne peut produire de bons de commande, cette responsabilité revenant exclusivement aux approvisionneurs. Note : Le requérant, l’approbateur, l’acheteur décentralisé et le gestionnaire ne peuvent exercer l’autorité leur ayant été déléguée qu’à l’intérieur de leur propre unité organisationnelle.
  • Usager : membre du personnel de soutien, membre du personnel enseignant ou chercheur (ou encore son délégué) qui demande un bien ou un service déclaré admissible pour usage à l’Université d’Ottawa.

Liens et documents utiles

 

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