Achats de services

À propos

À propos

La section Achats de services est responsable du bon déroulement des opérations d’achats centralisés  pour l'approvisionnement en services à l'Université.  De plus, Achats de services:

S'assure que tous les achats centralisés de services sont conformes aux règlements de l'Université et aux lois applicables, tel que :

  • Superviser la gestion de tous les contrats de services.
  • Agir en tant que consultant interne pour les achats centralisés de services.
  • Former le personnel qui participe aux activités d'approvisionnement en services.

 Les procédures liées à l'approvisionnement en services ont été modifiées afin d'assurer la conformité aux dispositions de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (i.e. Loi 122) ainsi que la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic (Directive). 

Dorénavant,  tout achat de service doit respecter les  procédures liées aux activités de la chaîne d'approvisionnement.  

De plus, le Service des approvisionnements tiendra un registre central de ces contrats de service afin de se conformer à la Loi 122. Ces contrats doivent  être acheminés au Service des approvisionnements par réquisition web ou par courriel.

Règlements

Règlements

L'approvisionnement pour des services est principalement régi par le règlement 36 sur l'approvisionnement en biens et services.  Pour des précisions quant aux modalités, conditions et procédures, consultez la procédure administrative sur la Méthode 4-3 -Normes et méthodes régissant l'approvisionnement ainsi que la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic.

Réquisition

Réquisition

Le module FAST Web Requisitioning est un outil web de gestion qui est intégré au système financier de l'Université d'Ottawa. C'est à partir de ce module que vous demandez la vérification et l'approbation de votre réquisition de service. 

Le bon de commande sera envoyé au fournisseur ainsi qu'à votre faculté ou service.   Après la réception du bon de commande, le fournisseur pourra entamer la livraison du service.

Pour se brancher:

  1. Cliquez sur le lien FAST.
  2. Inscrivez votre nom d’utilisateur Banner ou celui qui commence avec un E majuscule, suivi de votre numéro d'employé sans les premiers « 1 » et zéros, ex. 100010568 = E10568.
  3. Entrez votre mot de passe Banner ou celui d'InfoWeb, tout en majuscules, selon l’option choisie au point 3.

Pour obtenir de l'aide pour la connexion, veuillez communiquer avec le Centre des services TI par téléphone au poste 6555 ou en remplissant une demande d'assistance.

Si vous n'avez pas accès au module FAST Web Requisitioning, veuillez communiquer auprès de l'acheteur décentralisé de votre service ou faculté.

Achats de services – outils

Tout achat de service doit suivre le processus approprié d’approvisionnement grâce à l’outil arbre de décision. Selon la conclusion de l’arbre, nous vous prions de suivre le processus approprié.

Outils

Gabarit :

Gabarit générique de contrat:Un gabarit est mis à votre disposition afin d’assurer le respect aux lois applicables, politiques et règlements de l’Université.

Gabarit générique d’amendement: Un gabarit est mis à votre disposition afin d’assurer le respect aux lois applicables, politiques et règlements de l’Université.

Liste des clauses essentielles: Ce document contient toutes les clauses essentielles, dites obligatoires, qui doivent se retrouver dans un contrat de service à l’Université. Utilisez cette référence afin de respecter les règlements de l’Université ainsi que les lois applicables.

Statut d'emploi:

Avant d’embaucher les services d’un individu, vous devez bien déterminer le statut d’emploi: employé ou travailleur indépendant. L’Agence du revenu du Canada (ARC) met à la disposition un guide expliquant comment déterminer le statut d’emploi (RC4110- Employé ou travailleur indépendant?) Achat de services, en collaboration avec les Ressources humaines et le Service de la paye, a compilé un tableau regroupant tous les éléments du guide de l’ARC au Tableau-Employé ou Travailleur indépendant.

Processus :

Arbre de décision: questions à se poser afin de connaître le type de contrat (recherche, consultant, fournisseur de service).

Processus Contrat de service - Nouvelle demande : les étapes à suivre pour l’élaboration d’un contrat de service

Processus Contrat de service pour un amendement, une extension ou un changement au bon de commande

Groupe AUMAC

Groupe AUMAC

À la lumière de la nouvelle révision du Règlement 36, le Service des approvisionnements veut offrir un soutien aux agents de contrat. Pour cette raison, nous mettons en place des rencontres mensuelles AUMAC (Association universitaire mensuelle des agents de contrats).

Qu’est-ce que l'AUMAC?

C’est un regroupement des agents de contrats qui se rencontre mensuellement afin de discuter des enjeux liés au contrat, partager des mises en situation, apporter un soutien aux membres du groupe et offre la possibilité à chacun de poser des questions.

Invités

-Les agents de contrats désignés.

-Les employés qui participent aux activités de la chaîne d’approvisionnement de services.

Dates de rencontres à venir

Les rencontres à venir seront faites par invitation seulement.

Dates des rencontres passées

Le mercredi 21 novembre 2012, de 9 h à 11 h : rencontre AUMAC au FSS 5028 (21 novembre2012.compte rendu)

Le mercredi 14 mars 2012, de 9 h à 11 h : rencontre AUMAC au Sénat (14 mars 2012, compte rendu)

Le lundi 16 avril 2012, de 9 h à 11 h : rencontre AUMAC à Desmarais 3120 (16 avril 2012, compte rendu)

Le mercredi 23 mai 2012, de 9 h à 11 h : rencontre AUMAC à Desmarais 12102 (23 mai 2012, compte rendu)

FAQ

FAQ

1. Autorité: Signature et Dérogation

1.1 Quelle personne à l’Université doit signer le contrat?

Personne de la faculté ou du service: Demandeur (la personne responsable du projet) et  Directeur administratif ou délégué  (autorité au contrat)

Service des approvisionnements: Gestionnaire de contrat

1.2 Quand est-ce que le contrat devient valide et officiel?

Le contrat devient officiel et valide lorsque le bon de commande (P.O.) est envoyé par le Service des approvisionnements ainsi que le contrat signé.

1.3 Quelle est la différence entre une dérogation et une transgression?

Dérogation: Demandes d’effectuer des transactions étant jugées non conformes aux règlements et méthodes.

Autorité: Directeur du Service des approvisionnements

Transgression: Transactions déjà effectuées étant jugées non conformes aux règlements et méthodes.

Autorité: Directeur du Service des approvisionnements (10000 $ et moins)

Vice-recteur aux ressources (10001 $ à 50000 $)

Conseil d’administration (50001 $ à 500000 $)

2. Services ou biens

2.1 Qu’est-ce qu’un service ou un bien?

Exemple d’un Webmestre: 

Si c’est une restructuration, c’est l’achat d’un service.

2.2 Exemple d’un Photographe:

Si vous le payez en fonction des photos prises, vous achetez un bien.

Si vous le payez en fonction des heures présentes, vous achetez un service.

3. Responsabilité de l’agent financier, acheteur, administrateur

3.1 Que se passe-t-il si les coûts du contrat dépassent les coûts de l’offre de prix?

Si les coûts finaux dépassent les coûts de la proposition, veuillez informer le Service des Achats de services.

3.3 Que se passe-t-il en votre absence?

Vous devriez avoir un remplaçant – au besoin, Consultez la  gestionnaire de contrat au Service des approvisionnements.

4. Prolongement de contrat

4.1 S’il y a prolongement au contrat et que le montant augmente, dois-je aller chercher d’autre offre de prix/cotation ?

Veuillez suivre le nouveau processus pour Contrat de service Nouvelle demande.

4.2 Peut-on faire appel à un consultant sur une longue période de temps?

Il est possible d’avoir un contrat sur une période d’un an, de deux ans ou de trois ans. Vous préparez votre contrat en fonction du service demandé en respectant le bon processus avec les documents de soutien appropriés.

5. Contrat à revenu

Pour tout contrat à revenu, vous devez impliquer le Service des approvisionnements (Règlement 36 – Approvisionnement en biens et services, article 10 – Contrats d’approvisionnement à revenu). Ces contrats sont gérés par le Service  des approvisionnements.

Contactez-nous

Contactez-nous

Si vous avez besoin d’assistance, écrivez-nous un courriel à  contratservicescontract@uottawa.ca.

Stéphanie Desnoyers

Gestionnaire de contrats        

Courriel : sdesnoye@uOttawa.ca

Téléphone : 613-562-5800 poste 7117

Liens et documents utiles

 

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