Carte d'achat

À propos

La carte d’achat de l’Université d’Ottawa est une carte Visa corporative fournie aux membres du personnel de l’Université qui ont la responsabilité de traiter des achats décentralisés et des paiements de factures pour leur secteur. Elle permet de se procurer des biens et services d’une valeur de 5 000 $ ou moins (excluant les taxes) chez tous les fournisseurs qui acceptent la carte de crédit (consultez l’annexe C de la Méthode 4.3 pour les exceptions).

En plus de simplifier le processus d’acquisition des approvisionnements, d’augmenter l’efficacité et de réduire les frais de traitement, elle contribue à assurer la conformité aux lois canadiennes et provinciales (i.e. Loi 122) liées aux activités de la chaîne d’approvisionnement.

La carte d’achat de l’Université est émise par la Banque Scotia au nom de l’Université d’Ottawa et de la personne détentrice de la carte. Elle offre la possibilité aux détenteurs d’effectuer des achats et des paiements sans affecter les fonds personnels et la cote de crédit puisqu’aucune vérification de crédit n’est demandée. Une assurance dégagement de responsabilité de 100 000 $ est offerte par la banque et est applicable sur toutes les cartes d’achat.

Les cartes d’achat peuvent être programmées de façon à comporter une limite mensuelle ou une limite d’achat unique, ou même être restreintes à des achats précis auprès de fournisseurs déterminés au préalable (voir le Règlement 75 sur les cartes d’achat).

Règlements

La carte d’achat est principalement régie par deux règlements, soit le Règlement 36 sur l’approvisionnement en biens et services et le Règlement 75 sur les cartes d’achat. Pour des précisions quant aux modalités, conditions et procédures, consultez le Manuel de carte d'achat (en anglais seulement).

La procédure administrative sur la vérification des factures a pour but d'aider les gestionnaires à s'acquitter de leurs responsabilités de vérification des factures originales et des pièces justificatives dans le but d'en prouver l'exactitude et la fiabilité.

FAST

Le module FAST Pcard (Financial Administration Support Tool) est un outil web de gestion qui est intégré au système financier de l’Université d’Ottawa. C’est à partir de ce module que vous imputez, à votre centre de coût (FOAP), les transactions que vous avez effectuées avec votre carte d’achat.

Les transactions sont téléchargées sur une base quotidienne dans le module FAST Pcard à partir de la base de données de la Banque Scotia. Le module est généralement rafraîchi à tous les matins.

Pour se connecter :

  • Rendez-vous sur le site FAST.
  • Inscrivez votre nom d’utilisateur Banner ou celui qui commence avec un E majuscule, suivi de votre numéro d'employé sans les premiers "1" et zéros (p.ex. 100010568 = E10568).
  • Entrez votre mot de passe Banner ou celui d'InfoWeb, tout en majuscules, selon l’option choisie au point 3.

Pour obtenir de l'aide pour la connexion, veuillez communiquer avec le Centre des services TI par téléphone au poste 6555 ou en remplissant une demande d'assistance.

Pour de plus amples informations quant au processus de réconciliation, consultez le Guide d’utilisation FAST Pcard.

CentreSuite

CentreSuite est le service de transaction en ligne de la Banque Scotia. Il facilite la gestion de votre carte d’achat en vous permettant à la fois de vérifier l’état de votre compte, d’examiner vos transactions et d’extraire votre relevé mensuel. La réconciliation électronique ne s’effectue PAS dans CentreSuite, mais plutôt par l’intermédiaire de FAST Pcard.

Un avis par courriel vous est envoyé à la fin de chaque cycle vous indiquant que votre relevé mensuel de la Banque Scotia est disponible. Une fois que vous aurez reçu l’avis, il est important d’imprimer votre relevé mensuel et de le jumeler à votre relevé FAST afin de s’assurer de l’exactitude des transactions. Veuillez noter que la banque n’émet pas de relevé mensuel en l’absence d’activité.

C’est un service gratuit et accessible de partout en tout temps.

Pour se connecter :

  • Rendez-vous sur le site www.centresuite.com.
  • Inscrivez le "user ID" qui vous a été attribué lors de l’activation de votre carte.
  • Le mot de passe requiert un minimum de 7 caractères et un maximum de 25 caractères, au moins une minuscule, une majuscule, un caractère numérique et aucun caractère spécial.

Après trois tentatives de connection erronnées, votre compte CentreSuite sera verrouillé. Pour déverrouiller votre compte ou réinitialiser votre mot de passe, communiquez avec la ligne d’aide 1587.

Guide pour la première visite – Changement de mot de passe

Formulaires

Le Secteur des achats décentralisés analyse, approuve et traite toutes les demandes liées à la carte d’achat. La décision finale d’accorder une carte d’achat à un membre du personnel relève de la direction du secteur des achats décentralisés. Le secteur se réserve le droit d’annuler ou de suspendre, en tout temps et pour n’importe quelle raison, une carte d’achat.

Tous les formulaires sont disponibles en format PDF alors vous devez les imprimer et remplir les cases à la main. Une fois complétée avec toutes les signatures requises, faites parvenir votre demande à l’administrateur des achats décentralisés et programmes par courriel à pcard@uOttawa.ca.

Demande de carte

Le formulaire de demande de carte est utilisé lorsque vous souhaitez commander une carte. Les sections 1 à 4 sont complétées par le demandeur et les sections 5 et 6 sont réservées à l’usage de la direction du secteur des achats décentralisés. Vous devez également compléter et nous retourner le formulaire de demande d’accès au système financier pour finaliser le profil du demandeur.

Demande de changement

Le formulaire de demande de changement est utilisé lorsque vous voulez apporter un changement à une carte de façon permanente que ce soit au niveau de la limite mensuelle, limite par transaction, le FOAP par défaut, etc. Ce formulaire doit également être signé par les personnes qui ont signé le formulaire de demande de carte.

Demande d'annulation ou de suspension

Le formulaire de demande d’annulation ou suspension est utilisé lorsque l’employé quitte son poste ou son emploi à l’Université (annulation) ou qu’il quitte pour un congé de maternité, maladie, ressourcement, etc. (suspension). Au même titre que les autres formulaires, les sections d’annulation ou suspension doivent être complétées et signées par les personnes requises.

Demande d'accès au système financier

Utilisez le formulaire de demande d’accès au système financier pour demander, modifier ou annuler un accès au système financier. La section 3 sur les rôles de l’utilisateur sert à distinguer les détenteurs seulement (inscrire le nom du coordonnateur) de ceux qui effectuerons la conciliation des transactions. Complétez le formulaire et apposez-y les deux signatures requises (le demandeur et le doyen/directeur - ou sont délégué).

FAQ
  • Je ne peux pas ouvrir ma session dans CentreSuite. Que dois-je faire?

"Invalid logon credentials"

Ce message s’affiche lorsqu’un mauvais code d’utilisateur ou un mauvais mot de passe est entré. Par mesure préventive, votre mot de passe est caché lorsqu’il est entré. Ce dernier étant sensible à la casse, vérifiez que la touche « verrouillage des majuscules » sur votre clavier est désactivée. Il est possible que le code d’utilisateur que vous utilisez ne soit pas le bon. Pour confirmer votre code d’utilisateur ou réactiver votre mot de passe, veuillez communiquer avec la ligne d'aide 1587.

"Account is locked"

Par mesure préventive, une session dans CentreSuite est automatiquement verrouillée après trois tentatives de connexion avec un mauvais code d’utilisateur ou un mauvais mot de passe. Pour déverrouiller et réinitialiser votre mot de passe, veuillez communiquer avec la ligne d'aide 1587.

  • Quelle est la procédure à suivre pour répartir les coûts d’une transaction entre plusieurs centres de coûts (FOAP)?

Le module FAST PCard vous permet de répartir les coûts d’une transaction entre plusieurs centres de coûts (FOAP), et ce, autant de fois que vous le désirez. La répartition des coûts vous permettra de mieux retracer vos documents et assurera une meilleure piste de vérification. Le Guide d’utilisation FAST Pcard vous explique en détail les étapes à suivre pour répartir les coûts d’une transaction.

  • Ce programme m’intéresse, comment puis-je obtenir ma carte?

Une carte d’achat peut être fournie seulement aux membres du personnel de l’Université qui ont la responsabilité de traiter des achats décentralisés et les paiements de factures pour leur secteur. Les cartes d’achat sont émises à la demande du doyen ou du directeur responsable du requérant. Pour obtenir une carte d’achat, le demandeur doit compléter les deux formulaires suivants: Demande de carte d’achat et Demande d'accès au système financier.

Pour plus de renseignements au sujet du programme, veuillez communiquer avec la ligne d'aide 1587.

  • Lorsque je vérifie mon relevé bancaire et qu’il y a une transaction que je ne reconnais pas, que dois-je faire?

Lorsque le détenteur de la carte ne reconnaît pas une transaction qui apparaît sur le relevé bancaire, le premier recours est de communiquer avec ce marchand pour tenter d’obtenir une explication. Soyez conscient qu’il arrive parfois que le nom du marchand apparaissant sur le relevé bancaire soit différent de celui qui apparaît sur votre facture.

Il arrive également parfois que le montant facturé soit différent que le montant indiqué sur la facture. Encore une fois, il est préférable et plus simple de communiquer avec ce marchand pour tenter d’obtenir une correction.

Si toutefois les tentatives de résolution avec le marchand ne fonctionnent pas, un processus de dispute auprès de la Banque Scotia devra être entrepris.

Pour connaître les étapes exactes du processus de dispute, veuillez vous référer à la section 9.3 du Manuel de carte d’achat (anglais seulement) ou communiquez avec la ligne d'aide 1587.

  • À L’AIDE!!! Ma transaction est refusée chez le marchand, que dois-je faire?

Le programme de cartes d’achat est doté de mécanismes de contrôle permettant de restreindre certains achats, dont voici quelques exemples :

1) Vous avez atteint la limite allouée pour une transaction.

Assurez-vous que votre transaction, incluant les taxes applicables, les frais de transport, les frais divers et le taux de conversion, ne dépasse pas votre limite par transaction autorisée.

2) Vous avez atteint la limite mensuelle.

Il est important de tenir compte des transactions qui ont été autorisées chez un marchand mais qui n’ont pas encore été traitées à la banque car celles-ci affectent votre solde disponible. Pour vérifier votre solde disponible, accédez à CentreSuite et à partir du menu « Statements », choisissez « Account Summary » ou téléphonez au Centre de service de carte de la Banque Scotia au 1-888-823-9657.

3) Vous essayez d'acheter un item sous restriction.

Chaque carte est encodée selon les restrictions imposées par les politiques de l’Université tels les codes de catégories de marchands. Comme chaque carte est pourvue d’un profil de sécurité distinct et que chaque fournisseur est associé à un code de catégories de marchands spécifique, si la carte est présentée à l’un des marchands dont le code est bloqué, la transaction sera refusée.

Lorsqu’une transaction est refusée, communiquez avec la ligne d'aide 1587 pour connaître la raison exacte du refus et nous ferons le nécessaire pour résoudre la situation.

 

À titre de référence, consultez le Règlement 36 et la Méthode 4.3, pour plus de détail sur les restrictions spécifiques sur les achats décentralisés.

Contactez-nous

Si vous avez besoin d’assistance, veuillez communiquer avec la ligne d’aide 1587 ou écrivez-nous au courriel pcard@uOttawa.ca.

Anne Simard
Gestionnaire, Achats décentralisés et programmes
Courriel : anne.simard@uOttawa.ca
Téléphone : 613-562-5800 poste 6628

Natascha Vigneault
Coordonnatrice, Achats décentralisés et programmes
Courriel : natascha.vigneault@uOttawa.ca
Téléphone : 613-562-5800 poste 2932
Cellulaire : 613-884-1099

Kathy Roy
Administratrice, Achats décentralisés et programmes
Courriel : kathy.roy@uOttawa.ca
Téléphone : 613-562-5800 poste 6567

Marie-Josée Ménard
Administratrice, Achats décentralisés et programmes
Courriel : marie-josee.menard@uOttawa.ca
Téléphone : 613-562-5800 poste 7827

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