Carte d'achat

La carte d’achat est une carte de crédit d'entreprise que l’Université d’Ottawa fournit aux acheteuses et acheteurs désignés pour l’achat de biens et de services d’une valeur de 5 000 $ ou moins (hors taxes) chez tous les fournisseurs qui l’acceptent. À titre exceptionnel, d’autres membres du personnel peuvent l’utiliser (consultez la méthode 4-3 sur les normes régissant l’approvisionnement pour les exceptions). La carte d’achat de l’Université est émise par la Banque Scotia au nom de l’Université d’Ottawa et de la personne détentrice de la carte.

Elle peut avoir une limite mensuelle et une limite d’achat unique, sans compter les restrictions liées à des achats précis auprès de fournisseurs prédéterminés.

La carte d’achat est principalement régie par deux règlements : le règlement 36 sur l’approvisionnement et le règlement 75 sur les cartes d’achat. Pour des précisions sur les modalités, conditions et procédures, consultez le manuel de la carte d’achat (en anglais seulement).

Demandes liées à la carte d'achat

L’équipe d’appui aux systèmes d’approvisionnement traite toutes les demandes liées à la carte d’achat. La décision finale d’accorder une carte d’achat à un membre du personnel appartient à la gestion de l’équipe. Celle-ci se réserve également le droit d’annuler ou de suspendre une carte d’achat en tout temps et pour n’importe quelle raison.

Accéder au portail de services et aux demandes

Pour présenter l’une des demandes ci-dessous, il faut se connecter au portail de services des Approvisionnements dans TOPdesk (sélectionner l’hyperlien dans la boîte Connexion au portail de services des Approvisionnements) en utilisant ses identifiants uoAccès. Les personnes demandeuses peuvent se reconnecter au portail à tout moment pour vérifier l’état de leur demande.

Types de demande possibles

Il est possible de faire quatre demandes dans le portail :

Nouvelle carte d’achat : Demande de carte pour vous-même ou une autre personne. Vous devez aussi demander l’accès au système financier, faire approuver cette demande par votre unité et l’acheminer au secteur de la gestion des accès des Technologies de l’information pour finaliser votre profil.
Modification d’une carte d’achat : Cette demande vous permet d’apporter un changement permanent à une carte, qu’il s’agisse de la limite mensuelle, de la limite par transaction et/ou du code de facturation par défaut (« FOAP »). Elle doit être approuvée par les mêmes personnes qui auront préalablement signé la demande de nouvelle carte.
Annulation d’une carte d’achat : Cette demande sert à annuler une carte d’achat lorsqu’un membre du personnel quitte son poste ou son emploi à l’Université d’Ottawa.
Suspension d’une carte d’achat : Cette demande sert à suspendre une carte d’achat lorsqu’un membre du personnel prend un congé de maternité, de maladie, de ressourcement, etc.

Approbation des demandes

Une fois la demande soumise, les approbatrices et approbateurs concernés recevront une notification par courriel les invitant à examiner et à approuver la demande dans le portail (TOPdesk).

En apprendre davantage sur le fonctionnement des demandes liées à la carte d'achat et de leur automatisation dans le portail.

Accéder au système financier

Pour demander, modifier ou annuler un accès au système financier, veuillez remplir une demande d’accès au système financier (PDF). La section 4 sur les rôles d’utilisateur sert à distinguer les personnes détentrices (la coordonnatrice ou le coordonnateur) de celles qui effectueront la réconciliation des transactions. Une fois la demande remplie, assurez-vous que les signatures des personnes suivantes y figurent :

Personne demandeuse
Doyen ou doyenne, ou directeur ou directrice – ou son délégué ou sa déléguée.

FAST (« Financial Administration Support Tool ») est un outil Web de gestion intégré au système financier de l’Université d’Ottawa. C’est à partir du module PCard de FAST que se fait l’imputation au code de facturation (« FOAP ») des transactions effectuées avec la carte d’achat.

Les transactions sont téléchargées quotidiennement de la base de données de la Banque Scotia dans le module PCard, lequel est généralement mis à jour en matinée.

Pour vous connecter :

Rendez-vous sur le site de FAST.
Entrez vos identifiants uoAccès.

Si vous éprouvez des difficultés à vous connecter, communiquer avec le Centre des services TI par téléphone, au poste 6555, ou remplissez une demande d’assistance.

Pour de plus amples informations sur le processus de réconciliation, consultez le guide d’utilisation FAST PCard.

Centre Suite est la plateforme de gestion de cartes en ligne de la Banque Scotia. Vous pouvez y vérifier l’état de votre compte, examiner vos transactions et exporter votre relevé mensuel. La réconciliation électronique ne s’effectue pas dans Centre Suite, mais plutôt par l’intermédiaire de FAST PCard.

À la fin de chaque cycle, vous recevrez un courriel vous avisant que votre relevé mensuel de la Banque Scotia est disponible (veuillez noter que la banque n’émet pas de relevé mensuel en l’absence de transaction).

La plateforme est gratuite et accessible de partout, en tout temps.

Pour s’y connecter :

Rendez-vous sur Centre Suite.
Saisissez l’identifiant (« ID utilisateur ») qui vous a été attribué lors de l’activation de votre carte.
Saisissez votre mot de passe. Il doit comporter entre 7 et 25 caractères, et comprendre les éléments suivants : au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre et aucun caractère spécial.

Après trois tentatives de connexion infructueuse, votre compte Centre Suite sera verrouillé. Pour le déverrouiller ou réinitialiser votre mot de passe, veuillez communiquer avec l’équipe d’appui aux systèmes d’approvisionnement.

Guide pour la première visite – Changement de mot de passe

La formation sur la carte d'achat s’adresse aux membres du personnel qui sont chargés de traiter des achats décentralisés pour leur secteur.

Pour prendre part à la formation, vous devez avoir une demande de carte d’achat approuvée à votre dossier. De plus, une demande d’accès au système financier doit avoir été dûment remplie, signée et acheminée au secteur de la gestion des accès des Technologies de l’information.

Pour vous inscrire à un atelier, veuillez vous rendre sur la page d'inscription de la carte d'achat se trouvant sur le site des Ressources humaines.

Ma transaction est refusée chez le marchand; que dois-je faire?

Le programme de cartes d’achat est doté de mécanismes de contrôle permettant de restreindre certains achats. Voici quelques exemples en lien avec ces restrictions :

1. Vous avez atteint la limite allouée pour une transaction.

Assurez-vous que le montant de votre transaction (taxes, frais de transport, autres frais et taux de conversion compris) ne dépasse pas la limite autorisée par transaction.

2. Vous avez atteint la limite mensuelle.

Il est important de tenir compte des transactions qui ont été autorisées chez un marchand, mais qui n’ont pas encore été traitées à la banque, car celles-ci affectent votre solde disponible. Pour vérifier votre solde disponible, accédez à Centre Suite et choisissez ACTIVITÉ DU COMPTE à partir de l’onglet RELEVÉS, ou téléphonez au Centre de service de carte de la Banque Scotia au 1-888-823-9657.

3. Vous essayez d’acheter un article sous restriction.

Chaque carte est encodée en fonction des restrictions imposées par l’Université (codes de catégories de marchands, etc.). Comme chaque carte est pourvue d’un profil de sécurité distinct et que chaque fournisseur est associé à un code spécifique, une carte présentée à l’un des marchands dont le code est bloqué se verra refusée.

Lorsqu’une transaction est refusée, communiquez avec notre équipe pour connaître la raison exacte du refus et nous ferons le nécessaire pour résoudre la situation.

Je n’arrive pas à ouvrir une session dans Centre Suite. Que dois-je faire?

« Les informations de connexion saisies sont incorrectes » : Ce message s’affiche lorsqu’un identifiant utilisateur erroné ou un mauvais mot de passe est entré. Par mesure préventive, votre mot de passe est caché lorsque vous le saisissez. Puisqu’il est sensible à la casse, vérifiez que la fonction « verrouillage des majuscules » de votre clavier est désactivée. Il est aussi possible que vous n’utilisiez pas le bon identifiant. Pour le vérifier, communiquer avec l’équipe d’appui aux systèmes d’approvisionnement.

« Compte verrouillé » : Par mesure préventive, une session dans Centre Suite est automatiquement verrouillée après trois tentatives de connexion infructueuses. Pour créer un nouveau mot de passe, allez dans le menu du coin supérieur droit de Centre Suite et sélectionnez Réinitialiser les données de connexion?.

Quelle est la procédure pour répartir les montants d’une transaction entre plusieurs codes de facturation (« FOAP »)?

Le module PCard de FAST vous permet de répartir les montants d’une transaction entre plusieurs codes de facturation (« FOAP »), et ce, autant de fois que vous le désirez. La répartition des coûts vous aide à retracer vos documents et à assurer une meilleure piste de vérification. Le guide d’utilisation FAST PCard vous explique en détail les étapes à suivre pour répartir les montants d’une transaction.

Que dois-je faire si je ne reconnais pas une transaction sur mon relevé bancaire?

Si vous ne reconnaissez pas une transaction sur votre relevé bancaire, vous devez d’abord communiquer avec le marchand concerné pour obtenir une explication. N’oubliez pas que le nom du marchand figurant sur le relevé bancaire est parfois différent de celui qui se trouve sur votre facture.

Il arrive également que le montant facturé soit différent du montant indiqué sur la facture. Encore une fois, il est préférable – et plus simple – de communiquer avec le marchand concerné pour tenter d’obtenir une correction.

Si vos tentatives de résolution auprès du marchand ne fonctionnent pas, vous devrez entreprendre un processus de contestation auprès de la Banque Scotia.

Pour connaître les étapes exactes de ce processus, veuillez lire la section 9.3 du manuel de carte d’achat (en anglais).

Je dois m’inscrire à la formation PCard. Quand aura-t-elle lieu?

Pour connaître les dates de la formation et vous inscrire, consultez le calendrier des ateliers des Ressources humaines.