Fonctionnement des demandes liées à la carte d'achat et de leur automatisation dans le portail

En automatisant les demandes liées à la carte d’achat sur le portail de services des Approvisionnements, nous cherchons à instaurer une procédure efficace et rapide pour recevoir ces demandes des facultés et services de façon uniformisée et sécuritaire, les stocker centralement, réduire leurs délais de traitement et permettre aux personnes demandeuses de mieux voir l’évolution de leurs demandes.

Cliquer sur un des titres ci-dessous pour développer la section applicable.

À propos du portail

Avantages pour les utilisateurs et utilisatrices
  • Accès à un point d’entrée unique pour les demandes relatives à la carte d'achat. C’est une procédure électronique efficace, rapide, dynamique et sécuritaire! Nul besoin d’envoyer la demande par courriel. Une fois la demande soumise, l’équipe centrale des Approvisionnements la recevra pour la traiter.
  • Des demandes soumises avec l’information et les approbations nécessaires pour accélérer leur traitement.
  • Possibilité de suivre l’évolution des demandes en temps réel en se connectant au portail de services.
  • Une fois la demande soumise, elle suit un processus d’approbation préprogrammé qui informe par courriel les personnes concernées.
 
Définition des rôles
  • Personne demandeuse/correspondant : La personne qui fait une demande liée à une carte d’achat. Elle peut présenter la demande pour elle-même ou, si elle est autorisée, pour une autre personne (cette personne doit être employée par l’Université et avoir obtenu son adresse courriel). Le terme « correspondant » est un terme issu du portail (TOPdesk) et ne peut être modifié. Pour les demandes liées aux cartes d’achat, nous utiliserons le terme « personne demandeuse ».
  • Personne détentrice de la carte d’achat : La personne qui recevra une carte en son nom.
  • Superviseure ou superviseur immédiat : La supérieure ou le supérieur de la personne détentrice de la carte d’achat.
Nouveautés
  1. Les demandes sont en format électronique. Pour remplir une demande et la soumettre, il faut se connecter au portail (TOPdesk), en utilisant ses identifiants uoAccès. Par le fait même, les demandes en format PDF ne sont plus disponibles ni acceptées.
  2. La superviseure ou le superviseur immédiat de la personne détentrice de la carte est le premier niveau d’approbation. Nous avons simplifié et ciblé les approbations nécessaires.
  3. L’approbation se fait à même le portail. Dès qu’une demande est soumise, le processus d’approbation s’enclenche, et les personnes concernées en sont informées par courriel. Toutes les personnes qui doivent approuver une demande (superviseure ou superviseur immédiat, directions) recevront un courriel (objet débutant par Carte d’achat : xxxxx | PCard: xxxxx [Activity_number]) leur indiquant qu’une demande requière leur attention et qu’elles doivent se connecter au portail pour évaluer la demande en suivant le lien fourni.
  4. La personne demandeuse pourra suivre l’évolution de sa demande en se connectant au portail.
Incidences des changements sur vous, votre rôle et vos tâches
  • Superviseure ou superviseur immédiat : Le portail met par défaut le nom de la superviseure ou du superviseur immédiat de la personne demandeuse. Vous pouvez aussi le modifier au besoin. Si en tant que superviseure ou superviseur immédiat d’un membre du personnel, vous faites une demande pour votre subordonné(e); il est donc normal que vous ayez à approuver cette demande une fois soumise.
  • Directrice ou directeur administratif et directrice ou directeur de service : Vous recevrez un courriel vous indiquant qu’une demande requière votre attention et que vous devez vous connecter au portail (TOPdesk) pour l’évaluer. Ce courriel contiendra un lien de connexion.
  • Personnes détentrices d’une carte d’achat : Si votre superviseure ou superviseur immédiat a fait la demande pour vous, vous ne recevrez un courriel qu’à la fin du processus, une fois que l’on aura commandé, modifié, annulé ou suspendu votre carte.
  • Réconciliateurs et réconciliatrices de carte : Votre approbation n’est plus requise.
  • Personne demandeuse : Si vous faites une demande liée à une carte, tous les avis vous seront envoyés. La personne détentrice sera ajoutée en c.c. seulement dans le courriel final (ex. : la carte est commandée/modifiée/annulée/suspendue).
Demandes disponibles sur le portail

Quatre types de demandes liées à la carte d’achat sont disponibles sur le portail de services des Approvisionnements :

  1. Demander une nouvelle carte d’achat
  2. Annuler une carte d’achat
  3. Suspendre une carte d’achat
  4. Modifier une carte d’achat

Veuillez noter que les Approvisionnements ne traiteront plus les demandes en format PDF envoyées par courriel.

Utiliser le portail

Accéder aux demandes

Nous avons créé un portail de services des Approvisionnements dans l’outil libre-service TOPdesk. Les personnes demandeuses doivent s’y connecter pour accéder aux demandes liées aux cartes d’achat (demander, annuler, suspendre ou modifier une carte). Il y existe deux façons de se connecter au portail – une directe et une indirecte :

1. À partir du site Web (la façon directe, avec moins d’étapes)

Le lien du portail menant aux demandes est disponible sur les pages Formulaires et Carte d’achat du site des Approvisionnements. À partir d'une de ces pages :

  1. Sélectionner le lien Se connecter au portail. On vous redirigera vers l’outil libre-service TOPdesk où se trouve le portail de services des Approvisionnements).

  1. Entrer vos identifiants uoAccès.

  1. Sélectionner la demande désirée.

2. À partir de l’outil libre-service TOPdesk

Si votre connexion est interrompue, voici les étapes à suivre pour se rendre au portail de services des Approvisionnements, hébergé par TOPdesk :

  1. Se connecter à TOPdesk à l’aide des identifiant et mot de passe uoAccès si ce n’est pas déjà fait.

  2. Sélectionner l’icône Ressources financières

  3. Sélectionner l’icône Approvisionnements.

  4. Sélectionner l’icône Carte d'achat.

  5. Sélectionner la demande désirée.
Capture d’écran qui montre comment accéder aux demandes liées aux cartes d’achat.

Capture d’écran qui montre comment accéder aux demandes liées à la carte d'achat.

Suivre l’évolution d’une demande

Seule la personne demandeuse peut suivre l’évolution d’une demande. Si cette personne a rempli une demande pour une autre personne qui sera la détentrice de la carte, cette dernière ne pourra pas suivre l’évolution de la demande.

Pour suivre l’évolution d'une demande, la personne demandeuse doit :

  1. Se connecter à TOPdesk à l’aide de ses identifiant et mot de passe uoAccès.
  2. Cliquer sur Mes demandes existantes.
  3. Cliquer sur la demande en question.
Capture d’écran qui montre comment accéder aux demandes existantes.

Capture d’écran qui montre comment accéder aux demandes existantes.

À noter : Cette section du portail contient d'autres demandes faites dans TOPdesk, y compris celles pour le Centre de services des Technologies de l’information (TI), se trouvent dans cette section du portail. Il est possible d’en personnaliser l’affichage à l’aide des filtres situés dans le haut de la page.

Niveaux d’approbation d’une demande

En règle générale, l’ordre et les niveaux d’approbation d’une demande sont les suivants :

  1. La superviseure ou le superviseur immédiat de la personne qui sera la détentrice de la carte. Une fois la demande approuvée, le système sélectionne automatiquement la personne du niveau suivant.
  2. La directrice ou le directeur admininistratif ou la directrice ou le directeur de service. Une fois la demande approuvée, le système envoie automatiquement l’approbation au prochain niveau.
  3. L’équipe centrale des approvisionnements.

Les demandes de carte de 100 000 $ et plus nécessitent une autorisation de plus et sont envoyées à la personne responsable de l’unité (p. ex. une doyenne ou un doyen, une vice-rectrice associée ou un vice-recteur associé, une vice-rectrice ou un vice-recteur) pour évaluation.

Rejeter une demande

Si une demande est rejetée, peu importe le niveau d’approbation où elle se trouve, seule la personne demandeuse est informée. Celle-ci doit alors soumettre une nouvelle demande.

Si vous rejetez une demande, prière d’ajouter un commentaire pour en préciser la raison à l’équipe centrale des approvisionnements et à la personne demandeuse.

Approuver une demande

Dès que la personne demandeuse clique sur le bouton Soumettre, peu importe le type de demande, un processus d’approbation s’enclenche. Il diffère selon la demande remplie et, si applicable, le montant de la carte.

Toutes les personnes désignées comme approbatrices dans la section Niveaux d’approbation d’une demande recevront un courriel automatisé les informant qu’une demande liée à une carte d’achat a été soumise et requiert leur attention. Après avoir reçu ce courriel, elles doivent :

  1. Suivre le lien qui s’y trouve. Si elles ne sont pas déjà connectées au portail (TOPdesk), elles devront le faire en entrant leurs identifiant et mot de passe uoAccès. Une fois la connexion établie, elles seront automatiquement dirigées vers la page de la demande à approuver.
  2. Évaluer la demande.
  3. Approuver ou rejeter la demande en cliquant sur le bouton approprié. Il est possible d’ajouter des commentaires dans la boîte réservée à cet effet ou de joindre un fichier à l’approbation.
Changer la langue de préférence

Le portail (TOPdesk) s’affiche dans la langue de préférence de votre profil. En tout temps, il est possible de la changer en suivant les étapes ci-dessous (établir une connexion au portail avant) :

  1. Cliquer sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l’écran.
  2. Cliquer sur Profil dans le menu déroulant.
  3. Cliquer sur l’onglet Modifier la langue à gauche de l’écran.
  4. Choisir votre langue de préférence dans le menu déroulant au milieu de la page.
  5. Cliquer sur le bouton rouge Sauvegarder les changements.
  6. Attendre que la page se rafraîchisse ou cliquer sur OK à côté de Actualiser la page pour appliquer les paramètres de langue.
Capture d’écran qui montre comment changer la langue de préférence.

Capture d’écran qui montre comment changer la langue de préférence.

 

En savoir plus

Si vous avez des questions ou besoin d’assistance, communiquez avec l’équipe d’appui aux systèmes d’approvisionnement.

Nos heures de service : du lundi au vendredi

  • de 9 h à midi et de 13 h à 16 h (septembre à mai)
  • de 9 h à midi et de 13 h à 15 h (juin à août)

Connexion au portail de services des Approvisionnements

Portail de services des Approvisionnements dans TOPdesk

Se connecter au portail

Pour vous connecter au portail de services du secteur Comptabilité, utilisez vos identifiants uoAccès. Pour suivre l’évolution de vos demandes, veuillez accéder à la page Mes demandes existantes.

Haut de page