Fonctionnement

À propos du secteur Fonctionnement

Le secteur Fonctionnement du Service des approvisionnements est responsable du bon déroulement des opérations d’achats centralisés pour les activités de l’Université sauf pour les achats qui sont destinés à la recherche. De plus, le secteur Fonctionnement :

s’assure que tous les achats centralisés sont conformes aux règlements de l’Université et aux lois applicables.
supervise la gestion de tous les appels d’offres et contrats.
agit en tant que consultant interne pour les achats centralisés.
fait la promotion de meilleures pratiques d’affaires en partenariat avec les entreprises sur le campus.

Cycle d’achat du système centralisé

Documentation requise

Le tableau ci-dessous indique le nombre d’offres de prix requises selon la catégorie de transaction et le montant limite pour lancer un appel d’offres.

Montant de la transaction	Personne autorisée	Documentation requise
5001 $ à 10000 $	Acheteur régional Approvisionneur du S.A.	1 cotation/offre de prix écrite
10001 $ à 50000 $	Acheteur régional Approvisionneur du S.A.	2 cotations/offres de prix écrites
50001 $ à 100000 $	Approvisionneur du S.A.	3 cotations/offres de prix écrites
> 100000 $	Approvisionneur du S.A.	MERX

S'il vous plaît voir la Méthode 4.3 pour plus de détails.

L’achat est-il fait avec des fonds de recherche?

Si cela est un projet de recherche subventionné par la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ou autre, s’il vous plaît lire la section 7 de la Méthode 4.3. Consulter l’équipe du S.A., secteur Recherche peu importe le montant.

La valeur de l’achat est-elle supérieure à 5000 $?

OUI – Ceci est un achat centralisé, s’il vous plaît suivre ces étapes :
• Consulter les contrats négociés de l’Université et ceux de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire.
• Préparer une demande électronique dans FAST WebReq. Un approvisionneur du S.A. émet le bon de commande et le transmet au fournisseur. Consulter la section 4 de la Méthode 4.3.
• Passer la commande et payer le fournisseur avec Banner.

NON – Ceci est un achat décentralisé, s’il vous plaît voir les paragraphes 25 à 28 de la Méthode 4.3 pour des instructions plus complètes. Commander avec la carte d’achat, dans la mesure du possible.

S’agit-il d’un bien restreint?

S'il comporte un des produits suivants :
• Produits dangereux : substance ou produit interdit ou limité par la Loi sur les produits dangereux.
• Produits radioactifs et autres.
• Produits contrôlés : produits, matières ou substances qui sont réglementés par le SIMDUT (gaz comprimés, matières inflammables, etc.)

Voir le Règlement 37 pour consulter la liste des articles. Ces articles nécessitent un bon de commande.
Consulter les spécialistes de la gestion du risque. Remplir le formulaire indiqué pour ce type de produit et l’acheminer au chef de la radiation et de la biosécurité pour approbation et signature.

S'il comporte un des produits normalisés suivants (selon les normes de l’Université) :
• Équipement audiovisuel > 1000 $;
• Appareil domestique > 500 $;
• Mobilier, autre que les chaises, classeurs et autres accessoires;
• Équipement informatique;
• Papeterie officielle de l’Université et papier.

Voir le Règlement 37ou le Règlement 82, le Service des immeubles, le Service de l’informatique et des communications (SIC).

S’agit-il d’un article exempté du Règlement 36?

Si cela est un article exempté du Règlement 36 (Frais de voyage, achat de livres, etc.) voir l’annexe C de la Méthode 4.3.

S'agit-il d’un service de consultation (consultant)?

Un consultant désigne une personne ou une entité qui, aux termes d’un accord avec l’Université autre qu’un contrat de travail (défini par l’Agence du revenu du Canada), fournit des conseils d’expert basé sur son expertise ou des conseils stratégiques basées sur son expertise au soutien et à la prise de décision. Tous les services de consultation, indépendamment de leur valeur, doivent respecter la procédure suivante :
• Obligatoire d'une demande pour 3 cotations/offres de prix

• Contrat obligatoire
• Le contrat doit être joint à une réquisition web (WebReq) pour le bon de commande.
• Une copie du contrat doit être envoyée au Service des approvisionnements.
Remarque : Toute dérogation requière la recommandation du Service des approvisionnements et l'approbation du recteur.

Le fournisseur de services répond-il à tous les éléments de services de consultation?

Si non, il devient un fournisseur de service (non-consultant)

Les fournisseurs de services se répartissent en quatre catégories :
-Un fournisseur incorporé : une entreprise par actions, élément juridique d’une dénomination sociale
-Un fournisseur enregistré : possède un numéro d’entreprise
-Les honoraires professionnels – - une personne avec une désignation professionnelle
-Travailleur autonome - personne qui travaille à son propre compte, a une entreprise individuelle (consulter RC4110 pour plus de détails)

Tous les quatre exigent le nombre de cotations suivantes :

1 $ à 10 000 $ - 1 cotation
10 001 $ à 50 000 $- 2 cotations
50 001 $ à 100 000 $ - 3 cotations

S'agit-il d'un fournisseur de services de plus de 5000 $?

-Le nombre de cotation requise en fonction de la valeur globale du contrat.
-Contrat obligatoire.
-Le contrat doit être joint à une réquisition web (Webreq) pour le bon de commande.
-Une copie du contrat doit être envoyée au Service des approvisionnements.

Remarque : Toute dérogation requière l'approbation du Directeur du Service des approvisionnements.

Est-ce que je paie une facture?

Valeur de l’achat	Méthode d’achat	Paiement par	Système	Guide de l’utilisateur
Achat ≤ 5000 $ Décentralisé	Demande d’achat	Payeur de la faculté ou du service	Banner	Comptes à payer
Achat ≤ 5000 $ Décentralisé	Carte d’achat	Réconciliateur	FAST Pcard	Carte d’achat
Achat > 5000 $	-Demande électronique d’achat -Bon de commande	Agent financier du Service des finances (central)	Banner	Achats