COVID-19 – Mesures d’approvisionnement, de comptabilité et de logistique pour les membres du corps professoral et du personnel de soutien

Publié le jeudi 9 avril 2020

L’Université d’Ottawa a mis en place les mesures suivantes en réponse à l’évolution des circonstances entourant la pandémie de COVID-19. Nous essaierons de communiquer les changements à mesure qu’ils émergeront, mais la nature de cette crise signifie qu’ils peuvent survenir dans un délai très court. Nous vous invitons à visiter fréquemment la section « Nouvelles et mises à jour » du site Web des Approvisionnements pour obtenir les dernières informations. Des mesures similaires ont également été publiées sur le site Web des Approvisionnements à l'attention de nos fournisseurs.

Mesures


Achats essentiels

Comme communiqué par le vice-recteur aux finances et à l’administration, l’Université a reporté l’achat de biens et services non essentiels jusqu’à nouvel ordre. Notre personnel de soutien priorise toutes les transactions et tous les projets liés à la COVID-19 qui, s’ils étaient interrompus, pourraient compromettre nos activités, notre infrastructure ou le bien-être de notre communauté.

Éléments considérés comme essentiels :

  • Achats de la FCI définis comme prioritaires par le Cabinet du vice-recteur à la recherche
  • Fournitures de laboratoire et produits chimiques pour la recherche essentielle sélectionnés par chaque faculté
  • Projets essentiels de construction, de rénovation et d’immobilisations identifiés par les Immeubles
  • Autres initiatives requises d’ici septembre (p. ex., pour la rentrée) ayant un délai supérieur à huit semaines.

Pour annuler ou reporter une commande existante, veuillez contacter vos fournisseurs et, avec l’aide d’un acheteur, mettre à jour votre commande si nécessaire.

Pour obtenir de l’aide sur un nouveau contrat de service de 100 000 $ et moins, veuillez contacter l’équipe des Contrats de service.


Fournisseurs fiables uniquement

Soyez vigilants face aux fraudeurs qui tentent de profiter de la crise actuelle. Voici quelques conseils :

  • Ignorez les appels, courriels ou textos non sollicités provenant de contacts inconnus et proposant des offres spéciales.
  • Signalez toute demande suspecte d’action ou de paiement urgent.
  • Ne répondez jamais aux courriels suspects et ne cliquez pas sur des pièces jointes et des liens suspects.

Les systèmes de commande sont opérationnels et même si la majorité du personnel de soutien travaille à domicile, il continue de soutenir les activités d'approvisionnement. Pour le moment, il est toujours possible de payer par chèque, mais nous pourrions perdre cette capacité dans les prochaines semaines si nous ne pouvons pas accéder au campus. Veuillez encourager autant que possible les dépôts directs. Les formulaires pour demander les informations du fournisseur se trouvent en ligne.


Courrier et facturation

Notre capacité à accepter du courrier a considérablement diminué en raison du personnel limité sur place et de la fermeture de certains édifices.

Les fournisseurs qui envoient déjà leurs factures par cXML ou par le portail (SciQuest) doivent continuer ce processus. Les fournisseurs qui ne sont pas inscrits à l’envoi électronique des factures via SciQuest doivent faire parvenir leurs factures à l’adresse électronique inscrite sur le bon de commande; les factures papier pourraient se perdre et ainsi causer des retards de paiement.


Livraisons sur le campus

En raison de la fermeture partielle de l’Université, toute personne en attente d'une livraison doit contacter ses fournisseurs à l'avance pour les informer de toute logistique particulière et pour assurer la réception des biens et services.


Livraisons à domicile

L'Université d’Ottawa autorise exceptionnellement les membres du corps professoral et du personnel de soutien à recevoir de petits colis essentiels à des adresses hors campus (p. ex., à la maison), à condition qu'ils aient reçu l’autorisation de leur autorité administrative. Lorsque les opérations normales reprendront, vous serez tenus de rapporter les biens sur le campus. Toutes les commandes doivent être traitées à partir de nos systèmes de commande habituels. N’oubliez pas que les livraisons à l'extérieur de l'Ontario ne peuvent être traitées dans SciQuest (voir Livraisons hors campus).

Rappel :

  • Les livraisons à domicile doivent répondre aux critères d’achats essentiels.
  • Les ordinateurs ne peuvent normalement pas être livrés à une adresse hors campus, car il faut d'abord leur attribuer un numéro de série et faire l'installation de certains accès. Pour toute question, veuillez contacter le Centre de services TI au 613-562-5800 poste 6555 ou envoyez votre demande en utilisant le portail des services TI.
  • Les accessoires informatiques (p. ex., souris, haut-parleurs et casques) doivent avoir la capacité de supporter d'autres fonctions futures. Pour toute question, veuillez contacter le Centre de services TI au 613-562-5800 poste 6555 ou envoyez votre demande en utilisant le portail des services TI.

Comme pour toutes les autres livraisons, pensez à nettoyer ou mettre en quarantaine vos colis avant de les apporter dans votre maison pour éviter toute contamination.


Envois internationaux

Les Approvisionnements sont en communication régulière avec les entreprises de messagerie et continuent de traiter les articles internationaux entrants qui répondent aux exigences de sécurité. Veuillez vous assurer que tous ces envois sont traités par les Approvisionnements (central ou régional).


Réception

Bien que les opérations restent limitées, l'Université traitera les paiements pour les biens livrés. Cela dit, pour assurer des contrôles adéquats, veuillez communiquer avec vos fournisseurs pour confirmer qu'ils seront en mesure d'accorder des crédits ou des échanges (ou d'étendre les garanties) si des incidents survenaient.


Conformité

Veuillez vous assurer que tous les biens achetés sont conformes au règlement d'approvisionnement de l'Université d'Ottawa (ou que vous détenez une exception approuvée des Approvisionnements). Toute irrégularité pourrait entraîner des frais à l'employé.


Pour de plus amples renseignements

Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d’informations, veuillez communiquer avec les Approvisionnements.

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