Une version améliorée du règlement 36 sur l’approvisionnement

Publié le lundi 9 novembre 2020

Le Bureau des gouverneurs a approuvé la révision tant attendue du Règlement 36 – Approvisionnement le 27 octobre 2020. La version précédente datait de 2011.

La révision du règlement est maintenant en vigueur. Cela dit, les personnes concernées auront jusqu’au 22 janvier 2021 pour prendre connaissance de la révision, participer à des séances de formation et mettre en œuvre les changements requis. Cette période de grâce permettra également aux Approvisionnements de modifier les processus automatisés des systèmes touchés par ce changement. Tous seront tenus d’observer le règlement révisé dès le 25 janvier 2021. Les Ressources financières se réservent le droit de reporter cette date si nécessaire.

Contexte

La révision du règlement s’inscrit dans le cadre du projet de réingénierie des processus d’approvisionnement au paiement, lancé plus tôt cette année, ainsi que du Programme de modernisation des services administratifs. Ces deux initiatives visent à simplifier et à normaliser les processus administratifs pour les rendre plus conviviaux.

Changements à retenir

La nouvelle version du règlement fait fond sur les améliorations recommandées par le corps professoral, la communauté de recherche et l’administration. Elle contient des termes plus accessibles, des directives normalisées et de nouvelles limites de remboursement. On y trouve désormais ce qui suit :

  • Pouvoirs d’approbation : Les postes qui peuvent approuver les bons de commande ou les contrats dans une faculté ou un service.
  • Demandes de changement : Des directives à l’intention des facultés et services pour modifier les contrats et les bons de commande.
  • Directives sur les cadeaux : Une meilleure explication de ce qu’un employé peut (et ne peut pas) accepter d’un fournisseur.
  • Élimination progressive du paiement direct des factures : Cette disposition s’appliquera uniquement à certains biens et services, afin de nous permettre de profiter de tarifs négociés.
  • Augmentation de la limite des remboursements (de 300 $ à 1 000 $) : Cette disposition accordera plus de flexibilité aux employés pour les achats de faible valeur. 
  • Qui est votre acheteur désigné dans votre faculté ou votre service? Accédez à la liste.

En quoi ces changements touchent-ils les acheteurs désignés? Pour ces personnes responsables des achats dans leur faculté ou service, les changements apportés encadreront mieux la gestion des demandes reçues. Certes, cette révision introduit du nouveau contenu et de nouvelles procédures, mais l’équipe des Approvisionnements sera là pour appuyer les acheteurs tout au long de leur apprentissage.

Mise en œuvre

Au cours des prochaines semaines, les Approvisionnements publieront une vidéo d’information donnant un aperçu de la nouvelle version du règlement, des principaux changements et de leurs répercussions. Les personnes concernées seront invitées à participer à une séance virtuelle en direct qui leur permettra d’obtenir les réponses à leurs questions. De plus amples renseignements à ce sujet suivront sous peu.

À l’approche du 25 janvier 2021, les Approvisionnements utiliseront leur centre d’aide pour répondre aux questions en lien avec cette révision et ainsi fournir un appui continu.

Questions et commentaires

L’équipe des Approvisionnements est très heureuse de ces nouvelles mesures. Comme d’habitude, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour tout commentaire ou toute question.

Haut de page