Foire aux questions
Règlement 36
Puis-je soumettre une facture sans bon de commande?
Ça dépend. Le secteur Comptabilité peut seulement payer les factures sans bon de commandes pour les biens et services exemptés par le secteur Approvisionnement (voir la Méthode 4-3 – Normes régissant l’approvisionnement, point 6) ou les achats ayant une dérogation ou transgression approuvée. Cette règle s’applique à tous les montants. Dans tous les autres cas, il faut utiliser le moyen d’approvisionnement adéquat selon la valeur totale de l’achat. Pour connaître les moyens d’approvisionnement par valeur d’achat, consultez la grille des pouvoirs d’approbation du Règlement 36 – Approvisionnements.
Veuillez utiliser le portail de services de la Comptabilité pour l’achat d’articles exemptés et sélectionner le formulaire Demande de paiement. N'oubliez pas de mentionner que votre achat fait partie de la liste des biens et services exemptés dans la Méthode 4-3.
Pourquoi ne peut-on plus payer une facture en faisant une demande de paiement?
Il est important de travailler en amont, c’est-à-dire AVANT l’achat d’un bien ou d’un service. Les étapes du processus d’approvisionnement complet sont énumérées dans la Méthode 4-3 (point 12). Par exemple, fournir une facture pour le paiement sans avoir d’abord parlé à votre acheteuse ou acheteur désigné pourrait vous faire manquer l’occasion de bénéficier d’approbations automatisées dans le système, de remises prénégociées ou d’accords préétablis.
Sachez que recevoir une facture sans bon de commande constitue une transgression ou une violation des normes d'approvisionnements. Pour éviter une telle situation, communiquez avec votre acheteuse ou acheteur désigné dès qu’un besoin en bien ou service est relevé. L’acheteuse ou acheteur désigné évaluera votre besoin et pourrait recommander des fournisseurs. Il ou elle vérifiera que l'achat rencontre les bonnes pratiques d'approvisionnement suivantes :
- Conformité à la méthode;
- Obtention des bonnes approbations (commerciale et approvisionnement); et
- Engagement des fonds dans les systèmes financiers de l'Université (visibilité dans nos livres comptables à des fins de vérification).
J’ai une question sur l’approvisionnement. Vous pouvez m’aider?
Tous les services et toutes les facultés ont une acheteuse ou un acheteur désigné qui sont votre première ligne d'assistance pour les questions d'approvisionnement. Vous pouvez consulter la liste des acheteuses et acheteurs désignés. Si votre acheteuse ou acheteur désigné a besoin de l’appui des Approvisionnements, elle ou il collaborera directement avec le secteur en arrière-scène.
Le rôle de l'acheteuse et de l'acheteur désigné est décrit dans le Règlement 36 (point 7.4). On y explique également les responsabilités liées à ce rôle.
Comment choisit-on les acheteuses et les acheteurs désignés?
Ce sont les responsables d’unité qui nomment les acheteuses et acheteurs désignés. Détenir une carte d'achat ou avoir le rôle de réquisitionneuse ou de réquisitionneur dans SciQuest ne fait pas automatiquement d'une personne une acheteuse ou un acheteur désigné.
Qui a l’autorité d’approuver une dérogation ou une transgression?
La grille des pouvoirs d’approbation du Règlement 36 – Approvisionnement énumère les personnes qui peuvent approuver des achats.
Pour les dérogations et les transgressions, veuillez consulter cette même grille. Une dérogation doit être approuvée par un niveau supérieur. En d'autres mots, obtenez l'approbation de l'autorité se trouvant à un niveau au-dessus d'une approbation régulière. Une transgression suit un processus similaire, mais elle doit être approuvée par deux niveaux supérieurs.
Par exemple, l'acheteuse ou l'acheteur désigné d'une faculté et un gestionnaire de budget peuvent approuver des achats d’une valeur totale de 10 000 $, des dérogations de 5 000 $ et moins (un niveau supérieur) ou des transgressions de 1 000 $ et moins (deux niveaux supérieurs).
Dans tous les cas, assurez-vous d'avoir de l'approbatrice ou l'approbateur commercial ET d'approvisionnement.
Jusqu’à quand avons-nous pour nous conformer au nouveau Règlement 36?
Toutes et tous sont tenus d’observer le règlement révisé depuis le 25 janvier 2021. Depuis cette date, le secteur Approvisionnements rencontre tous les services et toutes les facultés à tour de rôle afin d’ajuster les processus dans SciQuest. Même si vos processus n’ont pas encore été ajustés, tout achat de bien ou de service doit être conforme au Règlement 36. Si vos processus ne sont pas encore automatisés, veuillez obtenir l’approbation commerciale et en matière d’approvisionnement manuellement et suivre les méthodes d'approvisionnement adéquates.