Formation

Ces vidéos ont été conçues à l’intention de tous les membres de la communauté universitaire (connexion à Office 365 requise à l'aide des identifiants uoAccès). Elles offrent un aperçu de la nouvelle version du Règlement 36 ainsi que des exemples permettant aux utilisatrices et utilisateurs de comprendre l’ensemble des changements apportés.

Prérequis : Avant de visionner ces vidéos, veuillez lire la nouvelle version du Règlement 36 sur l'approvisionnement et de la méthode 4-3 connexe sur les normes régissant l'approvisionnement.

Il y a huit capsules vidéo:

1. Introduction et principes de base
2. Application du règlement
3. Comportement éthique
4. Principes d'achat
5. Grille des pouvoirs d'approbation
6. Contrats
7. Demandes de changements
8. Exemptions, procédures particulières et résumé

Redéfinir comment l’Université d’Ottawa fait l’acquisition de biens et services

Grâce à Workday, nous adopterons sous peu des méthodes de travail plus modernes. Nous avons d’ailleurs profité de l’arrivée de cet outil pour modifier en profondeur nos processus. Pendant la première semaine du mois de mai 2023, le règlement révisé sur l’approvisionnement, qui a déjà été approuvé par le Bureau des gouverneurs, entrera en vigueur. D’ici là, l’équipe du Service des approvisionnements travaillera avec les unités à la mise en œuvre des changements qui l’accompagnent; toutes les personnes touchées auront le temps de se familiariser avec le règlement révisé et de participer à la formation.

Principaux changements au règlement

Vous trouverez ci-dessous les principaux changements apportés au règlement (lesquels offrent plus de flexibilité) :

• Plus d’autonomie. Les spécialistes de l’approvisionnement dans les facultés et les services pourront approuver des transactions d’achat jusqu’à 100 000 $ (achats standards, dérogations ou transgressions).
• Délégation à court terme. Les membres du personnel détenant un pouvoir d’approbation qui sont temporairement absents (p. ex. en congé) pourront déléguer leur pouvoir d’approbation à leurs subalternes, à leurs collègues ou à leur superviseure ou superviseur (des restrictions s’appliquent).
• Facturation directe. Dans des circonstances exceptionnelles, la facturation directe sera autorisée jusqu’à 5 000 $ (des restrictions s’appliquent).

Prenez une longueur d’avance

Voici quelques documents qui vous permettront de vous familiariser avec le règlement révisé :

• Vidéos d'information révisées sur le Règlement 36
• Version révisée du Règlement 36 – Approvisionnement
• Tableau comparatif mettant en évidence les changements apportés au règlement

Veuillez noter que la version actuelle du Règlement 36 – Approvisionnement, publiée dans le site Web de l’Université, est toujours en vigueur. Veuillez vous y référer jusqu'à la première semaine de mai 2023.

Une version révisée de la Méthode 4-3 – Normes régissant l’approvisionnement sera disponible sous peu.

D’autres outils pour vous aider

Compte tenu des changements à venir, et pour nous assurer que les spécialistes des achats se sentent préparés et soutenus, nous mettons actuellement sur pied des séances d’information et du matériel de formation.

Questions et commentaires

Comme d’habitude, n’hésitez pas à nous contacter par courriel si vous avez des commentaires ou des questions.

Si vous avez des questions en lien avec le règlement, communiquez avec le centre d’aide du Service des approvisionnements.