Vous faites de la recherche? 10 actions à commencer, à continuer et à arrêter

Feux de circulations avec des édifices en arrière plan

Le secteur Approvisionnements a procédé à une refonte des lignes directrices régissant l’acquisition de biens et de services liés à la recherche.

Lignes directrices modifiées en matière d'approvisionnements

Les mises à jour du Règlement 36 – Approvisionnements et de la Méthode 4-3 – Normes et méthodes régissant l'approvisionnement contiennent des instructions sur le processus d’achat auprès de fournisseurs actuels ou potentiels et les interactions avec ces derniers. Les nouvelles versions des documents comprennent une terminologie plus accessible. Elles établissent par ailleurs de très nécessaires directives normalisées et de nouvelles limites de remboursement. Vous remarquerez que nombre des changements adoptés améliorent nettement nos activités quotidiennes. L’effet de certains autres, cela dit, ne se fera sentir que dans les mois à venir.

Voici 10 actions à commencer, à continuer et à arrêter relativement aux lignes directrices en matière d’approvisionnements.


  1. On commence à faire appel au secteur Approvisionnements à la signature de nouveaux contrats ou la modification de contrats en place.
    À l’Université d’Ottawa, les nouveaux contrats ou les modifications aux contrats doivent faire l’objet d’une double approbation : l’une pour l’aspect budgétaire (voir le Règlement 36) et l’autre pour le volet approvisionnement. Cette exigence pourra vous apparaître lourde, mais sachez qu’elle vous facilitera les choses éventuellement. Notez que tout contrat présentant des modalités et conditions constitue un accord. De plus, votre personne-ressources en approvisionnements pour les achats de moins de $ 100 000 est votre acheteuse ou acheteur désigné et pour les achats de plus de $ 100 000, il faut communiqer avec le secteur des Approvisionnements (central).
  2. On commence à travailler avec la limite augmentée des remboursements (de 300 $ à 1 000 $).
    Concur, le système de gestion des dépenses, constitue un moyen sûr et rapide de soumettre vos demandes de remboursement. Vous pouvez d’ailleurs désormais l’utiliser pour vous faire rembourser des achats extraordinaires de 1 000 $ ou moins. Les achats courants, comme les fournitures de bureau, le matériel de laboratoire ou le matériel informatique, continueront de se faire à partir des systèmes d’approvisionnement de l’Université et non selon une formule de remboursement. (Cette approche vise l’obtention de meilleurs prix et l’automatisation de la gestion des achats).
  3. On commence à consulter son acheteuse ou acheteur désigné avant d’accepter de l’équipement prêté, loué ou à titre d’essai.
    L’acceptation d’équipement à titre d’essai peut entraîner des obligations réelles ou implicites pour l’Université. Consultez toujours votre acheteuse ou acheteur désigné avant de conclure un accord de préachat.
  4. On continue de contacter les approvisionnements sans tarder.
    Les délais d’approvisionnement peuvent parfois être longs. Impliquez votre acheteuse ou acheteur désigné pour les achats de moins de 100 000 $ ou le secteur Approvisionnements (central) pour les achats de plus de 100 000 $. En le faisant sans tarder, vous nous aiderez à respecter vos échéances.
  5. On continue de demander le nombre requis des devis.
    En guise de rappel, les achats de moins de 10 000 $ requièrent un devis (sauf dans le cas de services-conseils, où il en faut deux), les achats d’une valeur de 10 000 $ à 50 000 $ requièrent deux devis, et ceux de 50 000 $ à 100 000 $, trois. Le secteur Approvisionnements (central) lancera un appel d’offres relativement aux achats dont la valeur excède 100 000 $. Il est essentiel d’obtenir le bon nombre de devis et de présenter les devis à votre acheteuse ou acheteur désigné en vue de la production d’un bon de commande AVANT l’exécution des travaux.
  6. On continue de soumettre des demandes d’achat complètes à son acheteuse ou acheteur désigné.
    Pour gagner du temps et éviter les échanges répétés avec votre acheteuse ou acheteur désigné, veillez à lui communiquer immédiatement toute l’information ci-dessous :
    • Étendue des travaux – Détailler tout ce qu’il vous faut
    • Montant – Spécifier le budget alloué à votre achat
    • Devis – Présenter d’un à trois devis, comme expliqué ci-dessus
    • Code FOAP – Préciser le compte auquel imputer l’achat
    • Information sur le fournisseur –Indiquer si vous avez déjà fait un achat auprès du fournisseur visé et si vous prévoyez de traiter avec lui de nouveau
  7. On arrête d’exiger un contrat pour tous les services d’une valeur supérieure à 5 000 $.
    Nous nous fierons dorénavant à la complexité du mandat et non plus à sa valeur pour déterminer s’il faut signer un contrat. Ceci réduira le fardeau administratif. Ainsi, si votre achat est simple (principalement basé sur le prix), un contrat peut ne pas être nécessaire (même si votre achat dépasse 5 000 $). Cependant, si votre achat est complexe (questions de propriété intellectuelle, de confidentialité, de produits livrables multiples ou de paiements échelonnés), un contrat est votre meilleure option pour définir les obligations et attentes de toutes les parties. En cas de doute, vérifiez auprès de votre acheteuse ou acheteur désigné. Ils détermineront si un contrat est nécessaire ou non. Notez qu'un bon de commande (PO) est toujours requis lors de la signature d'un contrat.
  8. On arrête d’accepter les cadeaux ou les billets donnant accès à des événements de la part de fournisseurs (même si vous n’êtes pas du secteur Approvisionnements).
    Un stylo ou un bloc-notes peuvent passer, mais rien de plus. Si vous allez au restaurant avec un fournisseur, vous devez régler votre note. Ainsi, nous éviterons que des entreprises remettent en question l’impartialité des processus ou des décisions d’approvisionnement de l’Université d’Ottawa. 
  9. On arrête de soumettre des factures à régler sans bon de commande associé.
    Consultez toujours votre acheteuse ou acheteur désigné avant de procéder à un achat. En faisant cette démarche en amont (plutôt qu’après la réalisation du travail et la réception de la facture), vous pourrez avoir accès à des avantages insoupçonnés (comme des remises offertes par les fournisseurs) et aussi vous assurer de la conformité de vos achats aux règlements de l’Université. Si vous soumettez une facture à payer non associée à un bon de commande, vous devrez remplir un avis de transgression (sauf si l’achat représente une exemption approuvée selon la méthode 4-3).
  10. On arrête d’acheter du matériel neuf ou d’occasion sur Kijiji ou eBay.
    Les petites annonces et les sites d’enchères ne sont généralement pas réglementés, ne disposent pas de mécanismes de contrôle de la qualité et n’offrent pas toujours des solutions de paiement fiables. Voilà pourquoi il ne vous est pas permis de vous procurer des biens et services destinés à l’Université d’Ottawa par l’entremise de telles plateformes. Cela dit, dans certaines circonstances, vous pouvez faire des achats en ligne, via des sites suffisamment sécurisés (comme Amazon). Veuillez consulter votre acheteuse ou acheteur désigné pour en savoir plus.

Rappel : Votre acheteuse ou acheteur désigné est votre personne-ressources pour toute question relative aux approvisionnements dans votre secteur.

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