Solution au problème des taxes et de dollars américains dans SciQuest

À propos

Dès le 27 septembre 2021, les facultés et services pourront utiliser SciQuest pour tous leurs achats. Depuis son lancement en 2015, SciQuest sert à effectuer des achats en dollars canadiens et taxés à la taxe de vente de l’Ontario, soit à 13 % (TVH). À compter de cette date, vous pourrez effectuer tous vos achats avec ce seul système. De plus, si vous utilisiez WebReq pour vos achats internationaux et en dollars américains et dont la taxe de vente était autre que celle de l’Ontario, vous devrez cesser son utilisation et vous connecter à SciQuest pour acheter.

Avantages

Ce que cela veut dire pour vous :

  • Un seul système à utiliser pour les achats et l’obtention de rapports
  • Une sauvegarde électronique des factures et des approbations
  • Un meilleur suivi de vos achats
  • Une approbation automatisée, puisque les flux de production sont déjà configurés dans SciQuest
  • Une procédure similaire à celle de WebReq

Formation

Démonstrations vidéo

En prévision du lancement de la solution au problème des taxes et de dollars américains dans SciQuest, le secteur Approvisionnements a organisé deux séances virtuelles pour présenter le fonctionnement de la solution et répondre aux questions des participants.

Regarder l'enregistrement de la démonstration (connexion à Office 365 requise à l'aide des identifiants uoAccès). Celle-ci a été conçue à l’intention des utilisatrices et utilisateurs réguliers de SciQuest. Elle présente le fonctionnement de la solution à l'aide des exemples suivants :

  • Réquisition sans taxes
  • Réquisition avec plusieurs codes de taxes
  • Réquisition en USD devant être payée par chèque
  • Réquisition devant être payée par transfert bancaire

Après le lancement : séances de dépannage virtuelles

Après le lancement de solution au problème des taxes et de dollars américains, il y a eu aussi deux séances de dépannage virtuelles. Ces séances visaient à donner l’occasion d’échanger avec l’équipe des Approvisionnements et d'autres collègues ainsi que de poser des questions sur cette nouveauté

Ces séances n'ont été pas enregistrées.

Pour en savoir plus

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à écrire à l’équipe d’appui aux systèmes d’approvisionnement.

Cette nouveauté s’inscrit dans le cadre du projet de réingénierie des processus d’approvisionnement au paiement issu du Programme de modernisation des services administratifs.

Foire aux questions

Est-ce que je peux continuer d’utiliser WebReq?

À compter du 27 septembre, les utilisateurs et utilisatrices de WebReq ne pourront plus utiliser ce système pour effectuer leurs achats. Si un achat est effectué dans WebReq après cette date, les Approvisionnements demanderont aux facultés et services de le faire dans SciQuest. WebReq demeurera disponible à des fins de consultation.

Comment puis-je effectuer des achats en devise étrangère autre que le dollar américain?

Si le fournisseur exige un paiement par virement bancaire, vous devez suivre la procédure modifiée pour les bons de commande internationaux. Il est important de noter que tout virement bancaire requière un bon de commande tel qu’indiqué dans le Règlement 36 – Approvisionnements. Le bon de commande doit être en dollars canadiens avec le montant total approximatif de l’achat (fluctuation du taux de change).

Il est aussi possible d’utiliser la carte d’achat si le fournisseur le permet.

Quels groupes de taxes SciQuest contient-il?
  • APXX : Achats non taxables
  • APGQ : Achats taxés à la taxe de vente du Québec
  • APGX : Achats de biens assujettis à la TPS seulement, tel que les livres (5 %). Cette taxe est aussi utilisée dans un contexte d'autocotisation de 5 % de taxes.
  • APHT : Achats taxés à la taxe de vente de l’Ontario
  • APXP : Pour payer des factures qui ne montrent aucune taxe, mais pour lesquelles vous souhaitez effectuer l'autocotisation pour la portion provinciale de la TVH (8 %).

Pour de plus amples renseignements sur les taxes, veuillez vous référez au Guide de taxes à la consommation qui se trouve le site Web du secteur Comptabilité.

Pourquoi apportez-vous des modifications à SciQuest maintenant alors que le système sera remplacé par Workday?

Comme plusieurs des projets du Programme de modernisation des services administratifs, le projet de réingénierie des processus d’approvisionnement au paiement a pour objectif de cibler les domaines d’activités à forte valeur ajoutée qui permettraient de réduire le fardeau administratif des membres du corps professoral, de la communauté de recherche, du personnel et de la population étudiante. Comme Workday ne sera lancé qu’en décembre 2022, les utilisateurs et utilisatrices de SciQuest pourront grandement bénéficier d’un seul système pour tous leurs achats pendant ces quelques mois.

En remplaçant SciQuest, nous aiderons l’Université à répondre pleinement aux objectifs suivants, et ce, à moindres coûts :

  • Améliorer l’efficience et l’efficacité des processus et des services administratifs.
  • Assurer des services simples, conviviaux et adaptés aux besoins des membres du corps professoral, de la communauté de recherche, du personnel et de la population étudiante.
  • Mettre en place une saine gouvernance en améliorant la reddition de comptes, la transparence, l’équité et l’inclusion, tout en réduisant les risques.
  • Faciliter l’analyse et la prise de décisions basées sur des données en fournissant des informations précises, complètes, facilement accessibles et actualisées.
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